REGULAMIN

TARGÓW

REGULAMIN DLA WYSTAWCÓW

® Panato Targi

Definicje.

  1. „Wydarzenie” – ® Panato Targi, mające na celu umożliwienie zaprezentowania wystawcom swoich produktów, które odbędą się dnia 13-14 grudnia 2025 roku w Plenum, przy ulicy Elektryków w Gdańsku, w godzinach 11:00-19:00 sobota, 11:00-18:00 niedziela.

  1. „Organizator” – Patryk Pałaś Latający Pies, Świętojańska 41/4, 81-391 Gdynia NIP 9680865783 REGON 389341834

  1. „Wystawca” – każda osoba fizyczna lub prawna biorąca udział w Wydarzeniu, która dokonała opłaty za miejsce wystawiennicze.

Postanowienia ogólne.

  1. Niniejszy Regulaminu określa warunki i zasady dotyczące Wystawców prezentujących swoje produkty w ramach Wydarzenia i stanowi integralną część Formularza zgłoszeniowego.

  1. Wystawca zobowiązuje się do zapoznania z Regulaminem i przestrzegania jego postanowień.

  1. Wydarzenie ma na celu promowanie najciekawszych Twórców oraz sprzedaż produktów Twórców tj. obrazy, plakaty, ceramikę, biżuterię, meble itp.

  1. Wydarzenie odbywa się dnia 13-14 grudnia 2025 roku w Plenum, przy ulicy Elektryków w Gdańsku, w godzinach 11:00 – 19:00 sobota, 11:00-18:00 niedziela.

  1. Harmonogram Wydarzenia będzie prezentowany na social mediach (facebook oraz instagram - Panato_targi). Wydarzenia są podzielone na edycje, które mogą trwać kilka dni. Każdy Wystawca aby wziąć udział w danej edycji Wydarzenia musi dokonać osobnego zgłoszenia przez formularz.

Warunki uczestnictwa w Wydarzeniu.

  1. Wystawca składa oświadczenie o uczestnictwie w Wydarzeniu wypełniając formularz zgłoszeniowy, zwany dalej „Zgłoszeniem”, wypełniony przez osoby upoważnione do reprezentowania Wystawcy. Wysłanie Zgłoszenia oznacza zapoznanie się i akceptację Regulaminu, które tym samym stanowi integralną część umowy o uczestnictwo w Wydarzeniu.

  1. Organizator ustala konkretne daty przyjmowania zgłoszeń przy ogłoszeniu naboru na Wydarzenie. Organizator może wyrazić zgodę na dokonanie zgłoszenia przez Wystawcę w terminie późniejszym, w przypadku wolnych miejsc.

  1. Otrzymanie od Organizatora pisemnej akceptacji zgłoszenia na adres e-mail wskazany przez Wystawcę w Zgłoszeniu, jest jednoznaczne z zawarciem umowy o uczestnictwo w Wydarzeniu.

  1. Po otrzymaniu od Organizatora informacji o kwalifikacji uczestnictwa w Wydarzeniu, Wystawca dokona płatności wskazanej przez Organizatora kwoty na rachunek Organizatora.

  1. Wystawca niniejszym wyraża zgodę na przesyłanie faktur, duplikatów tych faktur oraz ich korekt, w formie elektronicznej przez Organizatora na e- mail Wystawcy podany w Formularzu Zgłoszeniowym.

  1. W przypadku rezygnacji Wystawcy z udziału w Wydarzeniu w terminie krótszym niż 30 dni przed rozpoczęciem Wydarzenia wniesione opłaty nie podlegają zwrotowi. Rezygnacja z udziału musi mieć formę pisemną. Za datę rezygnacji z udziału w Wydarzeniu uważa się datę doręczenia pisma do Organizatora za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: panatotargi@gmail.com

  1. Organizator ma prawo odmówić udziału w Wydarzeniu (negatywnie rozpatrzony wniosek o udział) bez podania przyczyny, w szczególności wyczerpania wolnych miejsc dla wystawców lub z powodu zamiaru prezentowania produktów nieodpowiadających idei Wydarzenia. O odmowie przyjęcia zgłoszenia Organizator zastrzega sobie prawo do nie odpowiadania na wszystkie zgłoszenia drogą mailową. W takim przypadku nie dochodzi do zawarcia umowy pomiędzy Stronami.

  1. Organizator ma prawo odmówić Wystawcy udziału w Wydarzeniu, jeżeli Wystawca zalega z jakimikolwiek opłatami na rzecz Organizatora. Strony uznają w takim przypadku, że Organizator należycie wywiązał się ze swych zobowiązań.

Najem powierzchni wystawienniczej.

  1. Stoisko - powierzchnia wystawiennicza, jest do własnej aranżacji wystawcy

  1. Organizator umożliwia Wystawcy wybór wielkości stoiska.
    Organizator przydziela powierzchnię wystawienniczą uwzględniając możliwości i warunki organizacyjno–techniczne Plenum. Decyzja o lokalizacji stoiska dla poszczególnych Wystawców ma charakter subiektywny i niepodważalny.

  1. Organizator ma prawo do zmiany lokalizacji powierzchni wystawienniczej, co nie stanowi zmiany zasad o uczestnictwie w Wydarzeniu i nie rodzi po stronie Wystawcy jakichkolwiek roszczeń względem Organizatora.

  1. O zmianie lokalizacji powierzchni wystawienniczej Wystawcy, Organizator poinformuje pocztą elektroniczną na adres e-mail wskazany przez Wystawcę w Formularzu.

  1. Wystawca nie może podnajmować ani oddawać do bezpłatnego użytkowania powierzchni wystawienniczej (stoiska), nawet w części. Wystawca jest zobowiązany do udziału w Wydarzeniu we własnym imieniu i pod własną Firmą. Wystawca zobowiązany jest również do przestrzegania niniejszego Regulaminu oraz wszelkich zasad bezpieczeństwa obowiązujących na Wydarzeniu. W przypadku naruszenia powyższych zapisów Organizator ma prawo do usunięcia Wystawcy z Wydarzenia lub niedopuszczenia do Wydarzenia. Wpłacona opłata i ewentualne inne opłaty nie podlegają zwrotowi a Wystawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec Organizatora.

  1. Cennik niezabudowanej powierzchni wystawienniczej obowiązujący od dnia ogłoszenia naboru (w zależności od wybranego przez Wystawcę metrażu, stoiska):

· Rozmiar Stoiska Mini 1,5x1,5m - 940 zł netto (+ 23% VAT)

· Rozmiar Stoiska Standard  2x3m - 1220 zł netto (+ 23% VAT)

Cena stoiska obejmuje dodatkową promocję marketingową wystawcy: post tagowany na profilu Organizatora na Instagramie – post zawiera zdjęcia produktów i opis Wystawcy. Tagowana relacja zdjęciowa na profilu Organizatora na Instagramie. Promocja ta obowiązuje Wystawców, którzy dostarczyli drogą elektroniczną materiały w podanym przez Organizatora terminie. 

  1. Podmioty, które zostały zakwalifikowane na listę Wystawców lecz nie dokonały wpłaty w terminie wskazanym w mailu informującym o zakwalifikowaniu się do udziału w targach zostają automatycznie wykreślone z listy Wystawców.

  1. Opłatę za uczestnictwo w Wydarzeniu należy uiścić po otrzymaniu informacji o przyjęciu na listę Wystawców przelewem bankowym na konto wskazane w korespondencji mailowej w ciągu 7 dni. Faktura proforma zostanie wystawiona w dniu 23.10.2025 r. i przesłana drogą mailową, w wersji elektronicznej, bez podpisu.

Montaż i demontaż stoiska.

  1. Organizator przekazuje Wystawcy ustaloną przestrzeń wystawienniczą wraz z przyłączem prądu.

  1. Zabudowę stoiska Wystawca może rozpocząć w dniu Wydarzenia, tj. 13 grudnia 2025 roku, w godzinach od 07:00 do 10:30. Z przyczyn technicznych o możliwości korzystania z windy oraz rozstawienia stoisk w dniu poprzedzającym (12 grudnia - piątek) organizator poinformuje minimum tydzień przed Wydarzeniem.

  1. Organizator może zarządzić przerwanie prac, jeżeli uzna, że naruszają one Regulamin lub zagrażają porządkowi, albo bezpieczeństwu osób lub mienia.

  1. Elementy stoiska nie mogą przekraczać wyznaczonej przestrzeni wystawienniczej zgodnej z zamówieniem Wystawcy.

  1. Wystawca jest zobowiązany poinformować Organizatora o planowanych wielkogabarytowych elementach zabudowy stoiska, takich jak ściany, kurtyny, roll-upy, parawany, sztuczne kwiaty/rośliny oraz planowanym użyciu urządzeń o większym niż 300W poborze prądu.

  1. W obiektach zabrania się doświetlania stanowisk kolorowym światłem, które wpływa na prezentację oraz stosowania ekranów lcd, telewizorów bez zgody organizatora.

  1. W czasie zabudowy i demontażu stoisk zabronione jest prowadzenie prac związanych ze spawaniem, szlifowaniem, lub innych, powodujących zapylanie lub zagrożenie pożarowe.

  1. Wystawca zobowiązany jest przez cały okres dysponowania powierzchnią wystawienniczą dbać o porządek na stoisku i w ciągach komunikacyjnych wokół stoiska.

  1. Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania odpowiednich norm prawnych i technicznych, budowlano- montażowych, BHP, sanitarnych i przeciwpożarowych itp..

  1. Demontaż stoisk może rozpocząć się dnia 14 grudnia 2025 roku po godzinie 18:00. Likwidacja stoiska musi zakończyć się w dniu Wydarzenia do godziny 21:00.

  1. Wystawca zobowiązany jest do usunięcia wszelkich pozostałości po zabudowie i demontażu stoiska do godziny 21:00 pod rygorem nałożenia kar finansowych.

  1. Zabudowa i demontaż stoisk może się odbywać wyłącznie w terminach wskazanych przez Organizatora.

  1. Podczas zabudowy i demontażu zabronione jest naruszanie konstrukcji lub powłok ścian, podłóg i innych elementów obiektu, w którym odbywa się Wydarzenie.

  1. Po zakończeniu Wydarzenia, w czasie wyznaczonym przez Organizatora na demontaż stoisk, Wystawca zobowiązany jest przywrócić udostępnioną mu powierzchnię wystawienniczą do stanu poprzedniego, pod rygorem zlecenia tych czynności przez Organizatora podmiotowi zewnętrznemu na koszt Wystawcy.

Organizacja pracy na stoisku. Obowiązki Wystawcy.

  1. Wystawca zobowiązany jest udostępnić stoisko dla zwiedzających w godzinach trwania Wydarzenia. Stanowisko wystawiennicze musi być gotowe na 15 minut przed otwarciem Wydarzenia.

  1. Wymiana lub uzupełnianie ekspozycji na stoisku oraz sprzątanie stoiska i jego otoczenia mogą się odbywać wyłącznie poza godzinami otwarcia Wydarzenia dla zwiedzających.

  1. Organizator może nakazać Wystawcy natychmiastowe usunięcie ze stoiska elementów stwarzających zagrożenie dla bezpieczeństwa osób lub mienia, albo w inny sposób zakłócających przebieg Wydarzenia.

  1. W przypadku nieprzestrzegania przez Wystawcę postanowień niniejszego Regulaminu i tym samym zakłócenia przebiegu Wydarzenia lub narażenia Organizatora na szkodę, Organizator może żądać od Wystawcy zapłaty kary w wysokości dwukrotnego wynagrodzenia z tytułu uczestnictwa w Wydarzeniu.

  1. Wystawcy odpowiadają za własne mienie i produkty pozostawione na i przy stoiskach. Organizator nie odpowiada za kradzież ani uszkodzenia mienia Wystawców. W godzinach otwarcia targów Wystawca zobowiązany jest do zabezpieczenia na własny koszt wystawianych produktów, urządzeń i sprzętu przed ewentualnymi szkodami.

  1. Wystawca jest zobowiązany do przestrzegania poleceń porządkowych, wydawanych przez Organizatora.

  1. Na terenie Wydarzenia obowiązuje zakaz palenia tytoniu, używania otwartego ognia oraz eksploatowania grzejnych urządzeń elektrycznych. Zabronione jest wnoszenie na teren Wydarzenia broni, amunicji, materiałów wybuchowych oraz substancji drażniących lub pożarowo niebezpiecznych.

  1. Zabronione jest zastawianie dróg ewakuacyjnych oraz dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych.

  1. Wszelkie problemy organizacyjne Wystawca powinien niezwłocznie zgłaszać Organizatorowi osobiście (Organizator będzie obecny przez cały czas trwania Wydarzenia lub telefonicznie tel: +48 512 107 737)

  1. Zapotrzebowanie na dodatkowe usługi, poza standardowym wyposażeniem, Wystawca musi zgłosić i uzgodnić wcześniej, minimum tydzień przed dniem rozpoczęcia targów, z Organizatorem. Usługi dodatkowe mogą podlegać opłacie.

Reklama.

  1. Wszelkie działania promocyjne Wystawcy mogą odbywać się wyłącznie w obrębie stoiska i nie mogą zakłócać przebiegu Wydarzenia oraz pracy innych wystawców. Wystawca ma prawo eksponować i reklamować swoje produkty wyłącznie na przydzielonej powierzchni wystawienniczej i pod warunkiem, że jego eksponaty nie zasłonią sąsiednich ekspozycji oraz nie zakłócają normalnego toku pracy innych Wystawców. Wystawca nie ma prawa używania urządzeń nagłaśniających, dodatkowego oświetlenia itp., które mogą zakłócić normalny tok pracy innych wystawców.

  1. Wystawca zobowiązuje się umieścić na swojej stronie www, a także w mediach społecznościowych informacji o udziale w Wydarzeniu przed jego rozpoczęciem.

  1. Wystawca zobowiązuje się do przekazania Organizatorowi wszelkich materiałów promocyjnych i zdjęć, które są niezbędne do promocji Wystawcy. Wystawca zezwala tym samym Organizatorowi na wykorzystanie tychże materiałów na potrzeby promocji Wydarzenia.

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do nie wykorzystania wszystkich przesłanych zdjęć od Wystawcy jeżeli nie wpisują się w klucz wizualny oraz wykorzystania do prezentacji Wystawcy innych zdjęć dostępnych na profilach i/lub stronie internetowej Wystawcy, w przypadku gdyby przesłane w formularzu zdjęcia okazały się niewystarczające/nieodpowiednie.

  1. Organizator ma prawo do wykonania dokumentacji zdjęciowej i /lub filmowej podczas Wydarzenia oraz wykorzystania tych materiałów do celów marketingowych.

  1. Wystawca wyraża zgodę na fotografowanie wystawianych przez siebie produktów i stoiska oraz na wykorzystanie tych zdjęć przez Organizatora w materiałach promocyjnych Wydarzenia.

  1. Zamieszczenie reklam poza stoiskiem Wystawcy bez zgody Organizatora jest zabronione i mogą być usuwane przez Organizatora na koszt i ryzyko Wystawcy.

Obowiązki Organizatora.

  1. Organizator zobowiązuje się do promowania Wydarzenia w mediach społecznościowych oraz w lokalnych i branżowych portalach.

  1. Organizator zobowiązuje się do zapewnienia wysokiego poziomu Wydarzenia.

  1. Organizator zobowiązuje się sprawować opiekę merytoryczną i techniczną nad całym Wydarzeniem.

Odpowiedzialność.

  1. Organizator ponosi odpowiedzialność tylko za szkody wyrządzone Wystawcy lub innemu uczestnikowi Wydarzenia z winy umyślnej Organizatora lub osoby działającej w jego imieniu.

  1. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność materialną na zasadzie ryzyka za wszelkie szkody wyrządzone Organizatorowi lub osobom trzecim przez Wystawcę lub osobę działającą w jego imieniu, albo reprezentującą jego prawa.

  1. O zaistnieniu każdego zdarzenia wywołującego szkodę lub grożącego jej wywołaniem, Wystawca zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić Organizatora.

  1. Organizator nie bierze odpowiedzialności za towar znajdujący się na stoisku, Wystawca jest zobowiązany do zabezpieczenia swojego stoiska w trakcie Wydarzenia oraz w trakcie godzin przeznaczonych na montaż i demontaż. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za produkty Wystawców, w szczególności za ich uszkodzenie lub kradzież przez osoby trzecie. Wystawcy są dodatkowo zobowiązani dokonać ubezpieczenia mienia we własnym zakresie i na własny rachunek.

Postanowienia końcowe.

  1. W przypadku, gdy Wydarzenie nie odbędzie się z przyczyn, za które odpowiedzialność ponosi Organizator, Organizator zwróci na swój koszt kwoty wpłacone przez Wystawców na wskazane przez nich konta bankowe.

  1. W przypadku, gdy Wydarzenie nie odbędzie się z przyczyn, za które Organizator odpowiedzialności nie ponosi (w szczególności siła wyższa, pandemia), kwoty wpłacone przez Wystawców zostaną przeniesione kolejną możliwą do zorganizowania edycję Wydarzenia stacjonarnego, po uprzednim uzgodnieniu szczegółów z wystawcom.

  1. W przypadku konieczności zamknięcia Wydarzenia ( w całości lub części), jego przełożenia, lub skrócenia w czasie ich trwania z powodu siły wyższej, Wystawcom nie przysługuje roszczenie o zwrot wpłaconych opłat.

  1. W przypadkach określonych w ust. od 1 do 3 powyżej, Wystawcy nie przysługuje odszkodowanie od Organizatora.

  1. Wszelkie reklamacje powinny być zgłoszone Organizatorowi w formie pisemnej niezwłocznie, nie później jednak, niż z chwilą zakończenia demontażu stoisk. Reklamacje zgłoszone po tym terminie nie zostaną rozpatrzone.

  1. Umowa o uczestnictwo w Wydarzeniu podlega prawu polskiemu i zgodnie z tym prawem będzie interpretowana. Wszelkie spory pomiędzy Stronami wynikające z tej umowy rozstrzygać będzie sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora.

  1. Organizator zastrzega sobie możliwość zmian niniejszego regulaminu w każdej chwili.